Mapeamento de processos, o que é e quais seus benefícios?

O bom funcionamento de um negócio e para o alcance de metas e objetivos estabelecidos exigem a adoção de métodos de controle organizacional. Um destes, é o de mapeamento de processos, uma técnica geral utilizada por empresas para entender de forma simples como uma unidade de negócio está operando no mercado.

O mapeamento de processos é representado por um diagrama, conhecido como fluxograma, o qual permite uma visualização e análise mais profunda de cada passo de operação da empresa em termos de entradas, saídas e ações.

Pode até parecer fácil, mas muitos empreendedores sentem dificuldades na hora de identificar cada passo de um processo e deixam gargalos passarem de forma despercebida. Assim, com um fluxograma bem estruturado, fica mais fácil identificar as informações das atividades de cada setor e processo e como se integram no funcionamento da rotina da organização, otimizando os recursos e evitando as falhas e aplicação das melhorias necessárias. E como começa o mapeamento das atividades que precedem o fluxograma? É simples, mas exige técnicas que podemos ajudar; mas adiantamos que começa com o mapeamento dos macro processos de todas as atividades até chegar nas menores, de rotina, entre os setores da organização.

O primeiro passo para começar o mapeamento é ter clareza quanto ao que se está mapeando, e qual o motivo desse mapeamento. Para isso, é necessário encontrar os limites de um determinado processo, em que momento exato ele começa, quando ele termina, quais são suas entradas (insumos) e saídas (produto final, resultados). Determinado o processo, é necessário escolher uma técnica de mapeamento.

Atualmente, existem várias técnicas que podem ser utilizadas para a criação de um fluxograma bem organizado e definido através de representações gráficas. Existem duas técnicas muito utilizadas pelas organizações para o mapeamento de processos, são o BPMN e o EPC.

O passo seguinte é determinar qual o nível de detalhe do fluxograma é necessário. Nem sempre buscar um volume de informações é o mais acertado. Muitas vezes um nível de detalhamento excessivo pode prejudicar o entendimento do processo. O ideal é que o fluxograma seja objetivo, sem apresentar uma leitura complexa.

E quais os benefícios que um Mapeamento de processos pode trazer?

Tendo sido feito o mapeamento dos processos, é possível a identificação das falhas e deficiências existentes para a elaboração de medidas de melhorias, o estabelecimento de prazos para implantação e obtenção de resultados das medidas adotadas para então estabelecer um padrão aceitável para a realização do processo tendo em vista as condições e recursos disponíveis no momento. Isso tudo reflete em uma maior produtividade, maior eficiência, redução de custos e maior competitividade.

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Sobre a autor:

Levi Andrade Vieira é graduando em Engenharia Mecânica pelo Ibmec-RJ e atua na Ibmec Jr como Coordenador de Marketing.

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